Velg en ferdig integrasjon når reglene dine er vanlige og én løsning dekker valgene dine. Velg en egen kobling når reglene ikke passer, når flere enn to systemer skal snakke sammen, eller når du trenger ett dashbord. Du kan også starte ferdig og bygge på senere.
1. Hva er forskjellen?
En ferdig integrasjon er et produkt eller tillegg som en leverandør har laget og vedlikeholder. Du velger det, setter det opp og følger leverandørens regler for hva som flyttes og når.
En egen kobling bygges for dine regler. Den gjør akkurat det du har bestemt, men noen må eie den, rette feil og endre den når systemene dine endres.
Begge flytter data mellom systemene. Forskjellen ligger i hvem som bestemmer reglene, og hvem som tar ansvar når noe endrer seg. Valgene du må ta først, går vi gjennom i artikkelen om å koble nettbutikk og regnskap.
2. Hvilke seks forskjeller avgjør valget?
Klikk på en forskjell for å se hvordan de to alternativene skiller seg.
Ferdig eller egen: seks forskjeller
3. Passer en ferdig integrasjon for deg?
En ferdig løsning passer ofte når de fleste av disse stemmer:
- du har vanlige produkter og én betalingsløsning
- du bokfører slik integrasjonen forventer
- to systemer skal snakke sammen, ikke flere
- du kan leve med leverandørens tidspunkt for når data flyttes
- du har ikke egne krav til hvor data lagres eller hvem som får se dem
En egen kobling passer ofte når flere av disse stemmer:
- du har egne regler for pris, mva eller bokføring
- flere systemer skal samles
- du trenger ett dashbord med tall fra flere kilder
- en ferdig løsning har allerede gitt avvik hos deg
Ferdig eller egen? Seks spørsmål
4. Hvem gjør hva når noe endrer seg?
Systemer endres. Et regnskapssystem får nye felt, en nettbutikk endrer hvordan returer registreres, eller en leverandør avvikler en funksjon. Da må noen sørge for at koblingen fortsatt stemmer.
| Når dette skjer | Ferdig integrasjon | Egen kobling |
|---|---|---|
| Et system endres | Leverandøren oppdaterer produktet | Du må avtale hvem som oppdaterer |
| Du får nye regler | Du kan bare stille inn det produktet tillater | Koblingen endres etter reglene dine |
| Det oppstår en feil | Du kontakter leverandørens support | Den som eier koblingen retter den |
| Leverandøren avvikler produktet | Du må finne en ny løsning | Koblingen fortsetter, så lenge systemene støtter den |
Uansett valg: det er ditt ansvar å sjekke at tallene stemmer. Hvordan du gjør det, står i forrige artikkel.
5. Kan du starte ferdig og bygge på senere?
Ja. Mange starter med en ferdig integrasjon og bygger egen kobling først når den ikke lenger strekker til. Det går bra hvis du gjør tre ting fra start:
- Skriv ned reglene dine: hvem som eier hva, når data flyttes, mva, returer og feil.
- Sørg for at du kan hente ut dataene dine fra begge systemene.
- Test koblingen jevnlig mot regnskapet, slik at du ser avvik tidlig.
6. Hva bør du spørre leverandøren om?
Hak av når du har fått svar. Er personopplysninger involvert, kommer vi tilbake til databehandleravtalen i en egen artikkel.
Syv spørsmål før du velger
- Hva flyttes mellom systemene, og hva flyttes ikke?
- Når flyttes dataene: ved bestilling, betaling eller sending?
- Kan jeg stille inn mva og håndtering av returer, eller er det fast?
- Hvem får tilgang til dataene mine, og hvor lagres de?
- Hvordan får jeg ut dataene mine hvis jeg bytter?
- Hvem varsler meg når noe feiler, og hvordan?
- Hva skjer med koblingen hvis et av systemene endres?
- Å velge verktøy før reglene er avklart.
- Å anta at «integrasjon» betyr at alt stemmer. Du må fortsatt sjekke tallene.
- Å bygge egen kobling for noe en ferdig løsning allerede dekker.
- Å glemme hvem som eier koblingen når noe endrer seg.
7. Hva gjør vi ikke?
Vi anbefaler ikke en bestemt ferdig integrasjon, og vi gir ikke regnskaps- eller juridisk rådgivning. Mva og bokføring avklarer du med regnskapsføreren din. Vi hjelper deg å se hva som trengs, og bygger egen kobling når en ferdig løsning ikke strekker til.
8. Ofte stilte spørsmål
En ferdig integrasjon er et produkt som en leverandør har laget og vedlikeholder, og som du setter opp. En egen kobling bygges for reglene dine, og noen må eie og vedlikeholde den. Den ferdige løsningen er raskest i gang. Den egne passer når reglene dine ikke lar seg stille inn.
Ja, det er ofte et godt valg. Skriv ned reglene dine (de fem valgene fra den forrige artikkelen), og sørg for at du kan hente ut dataene dine. Da kan du bytte senere uten å begynne på nytt.
Ved en ferdig integrasjon vedlikeholder leverandøren selve produktet, men innstillingene og kontrollen av tallene er fortsatt din jobb. Ved en egen kobling må du avtale hvem som retter feil og gjør endringer når et system endres.
Hva som flyttes, når det flyttes, hvem som får tilgang til dataene, hvor de lagres, hvordan du får dem ut, og hvem som varsler når noe feiler. Er personopplysninger involvert, trenger dere en databehandleravtale.
Ofte koster en ferdig løsning mindre i starten. En egen kobling kan likevel lønne seg når manuelt arbeid eller feil koster mer. Prisen avhenger av hva som skal kobles, og den avklares i en kartlegging. Vi skriver en egen artikkel om kostnad.
Les videre i temaet Koble systemer
Dette er den andre artikkelen i temaet. Neste handler om hva en kobling koster.
Slik kobler du nettbutikken til regnskapssystemet
Les artikkelen → Neste i temaetHva koster det å koble to systemer?
Les artikkelen → PersonvernDatabehandleravtale med programvareutvikler: hva den må inneholde
Les artikkelen →Se alle artikler i temaet Koble systemer →
Usikker på hvilket valg som passer deg?
Kartleggingen viser hva som kan kobles, hva det gir og hva det koster. Du får det skriftlig, og du bestemmer videre.
Book kartlegging